平成生まれの新社会人が気をつけるべき「固定電話」


就活生あるいは新社会人の皆さんの家には「固定電話」があるでしょうか?

インターネットを契約するにも電話回線不要のWiFi契約ができるようになって久しく、私の会社の新入社員のご実家でも、半数位は固定電話なし(家族全員が携帯)だと聞きました。こうした「固定電話がはじめての人」に気を付けていただきたいことがあるのです。

適切な電話対応ができない新社会人の話

新社会人の多くは、新人研修の一環として社内外のマナー講座を受講することが一般的です。そこで電話の取り方、名乗り方などの基本的なことは教えてもらうことができます。

しかし、各社の現場に戻ってからでないと絶対に理解できない重要なことが1つあります。それは「各社には言っていい事(開示できる事)と悪い事が存在する」ということです。

例えば、私が入社3年目ぐらいの時、同期の社員が「開発室の先輩の個人携帯番号」を営業部のとある営業さんに教えてしまった、ということがあり、上司から同期以下後輩の全員が電話対応に関するご指導をいただいたことがありました。

同期は「同じ会社の人間で、いわば身内だし、急いでいるようだし」ということで、その日に休暇を取っていた先輩の連絡先を教えたとのこと。しかし、その先輩は当日忌引き中で、必死に喪主を務めている最中にもかかわらず、その営業さんから仕事の連絡が入ってしまい、怒り心頭に。しかもそれ以来、同じ営業から業務時間外も連絡が来るようになってしまい、怒りはついに頂点突破を迎えた… との説明でした。

この時は、私達の上司から営業担当の上司に「手違いで教えてしまったが、個人情報だ」という理由で番号削除を依頼してもらい事無きを得たのですが、営業とも先輩とも非常に気まずく、職場のみんなが嫌な思いをした経験でした。

まず新入社員は「取り次ぎマスター」を目指そう!

このような失敗を防ぐには、どうしたらよいのでしょうか?それは、言っていい事と悪い事が「ある」ことを理解し、まずは「取り次ぎマスター」になることです。

新人教育担当になると、「分からないことがあったら、聞いてね。」「電話で少しでも不思議に思ったら『分かる者に代わります』と言ってね」という言葉をよく口にするようになるのですが、この時に私達のような教育担当は、「自分で答えてよいかどうかは、自分で判断してね」ということを言っています。したがって、「判断すらムリ!」という時は直ちに『分かる者に代わります』でいいのです。

新人は先輩よりも先に電話に出よ!というのは昔から言われていることですが、私も新人時代は「結局先輩が出るなら、私が取り次ぐのは無駄では?」と思ったこともありました。しかし、取り次ぎを続けるうちに、社内外の人間関係(役割分担)や、言っていいこと・悪いことが分かるようになり、「私が自分で応対する」件数が増えてきたのでした。

会社用携帯であっても、まずは自分の名を名乗るべし!

固定電話が一般的であった時は当たり前、携帯電話の普及後は減ってきたと感じている「習慣」があります。それは「電話口で名乗ること」です。

皆さんは、自分の携帯が鳴った時、どうしていますか?「あ、お母さん?久しぶり!」といったように、いきなり相手の名前を読んだり「なになに?何の用事?」と最初から用件に入ろうとしたりするものだと思います。

しかし社会人としては、まず「はい、●●です。」と自分が名乗ることが必要です。これは特に、社用携帯を持ち歩いている営業職、営業と同行する可能性のある開発職・営業技術職・マーケ職などに言えることでしょう。

社外の取引先からの電話、上司・部下からの緊急コールが来ることもありますから、社会人として取り違えの無いようにしたいところですね。

(最後に)会社の固定電話はメモ・名乗る・取り次ぐ

ほぼ平成生まれの就活生、新社会人の皆さんには、なじみ薄き存在であろう「固定電話」ですが、恐れる必要はありません。

いわば少しボタンの多い「らくらくスマホ」程度に思っていただいて、どのボタンにどの機能があるかだけ、「メモ」を忘れなければ、それで大丈夫です。そして、マナー講座で習った通りに「名乗り」、分からなければ「すぐ取り次ぐ」

取り次いだら、先輩の応対に耳を澄ませて、勉強させてもらう。これを繰り返し、将来的には固定電話の使い手になっていただければと思います!

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